正在筹备出国留学的同学,在规划学业、准备签证与行囊时,千万别忽略一个关键环节——档案存放!
这份看似简单的“人生档案”,实则与未来回国后的诸多重要事宜紧密挂钩:落户手续办理、考公入职审核、国企央企录用,甚至是退休时的工龄认定。倘若一时疏忽忘记存档,或是存放过程中出现失误、材料缺失,轻则需要反复补流程、跑手续,耗费大量时间精力;重则可能导致档案“断层”“失效”,出现关键时刻“查无此人”,直接影响职业发展规划与生活安排。
尤其是高考后准备出国的同学,更要提前了解相关流程!今天,就业中心就为大家带来这份“留服中心档案存放攻略”,建议收藏!
个人档案是什么?
个人档案是记录个人学籍、政治面貌、工作经历、职称评定、奖惩情况的重要文件。在校期间称为学生档案,毕业后转为人事档案。档案包含高中档案、入学录取通知书、报到证、本科阶段学籍卡、成绩单、党团材料、实习鉴定表等材料。
档案由政府设立的档案管理机构(如留学服务中心、人才市场),以及具备档案接收权的国企、事业单位、机关、教育机构等负责管理。
⚠注意档案不允许长期个人保管,必须交由第三方机构保存管理。若档案被个人取走或无故拆封,会成为“死档”,后续处理难度大,还会给个人的生活、工作及升迁带来诸多不便。
留学生如何存放档案
档案留校:
部分学校可代管档案,期限通常1-2年,适合留学时间在2年内的学生。毕业后需回校转移档案,超期未落实接收单位的,档案户口会退回原籍。
● 优点:手续简单、安全性高、免费
● 缺点:学校无法开证明,存档期间不计算留学经历(需自行办理学历认证)。并非所有学校提供此服务,需提前咨询本校相关部门
户籍所在地档案管理服务机构:
如人才服务中心、人力资源公共服务机构等,适合计划回国后返乡发展或在户籍地长期生活的学生。
● 优点:留学期间档案与户口在一处,方便办手续
教育部留学服务中心:
教育部直属的国家及留学服务专业机构,提供境外学历学位证明、留学归国就业报道、人事证明、存档转档等全位服务。适合未来可能在一线城市就业,或需频繁办理留学认证、学历公证的学生。
● 优点:安全可信赖,支持线上申请审理,无需本人到场,回国后学历认证和就业手续可一站式办理,省时省事
教育部留服中心存档申请流程
1
进入教育部留学服务中心网上服务大厅,点击右上方登录按钮;
2
在个人用户登录板块点击立即注册,已经注册过的可直接登录;
3
点击“留学存档”中的“出国(境)存档”栏目浏览申请条件和申请材料,点击在线申请;
注意:
提前看一下自己是否满足申请条件,
(1)即将或正在国(境)外就读;
(2)国内无工作经历。
4
点击“档案存入申请”立即办理;
5
选择“出国(境)存档”,选择留学国别/地区;
6
根据提示上传材料,*为必传项,请扫描原件上传,须为小于5M的JPG/PNG/PDF格式文件;
7
填写相关信息并提交申请,提交申请后,会在五个工作日内收到审核结果;
8
审核通过后,您可登录系统右上方用户中心,在线打印电子证照版本的调档通知单,并持调档通知单,办理后续档案调转手续;
9
若审核不通过,可登录系统点击右上方用户中心,查看通知内容,
根据通知内容修改申请,并再次提交;
10
档案签收后工作人员会对档案内容进行审核,审核通过后,系统状态显示“档案已存入”,您的存档手续办理完毕;
温馨提示
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审核结果以短信或邮件方式通知,请登录用户中心查看具体通知内容;
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请根据短信、邮件通知使用“机要邮寄”或者“EMS”邮寄档案;在邮寄档案时,请特别注意将“调档通知单”的下联(即回执部分)沿虚线剪下,并牢固粘贴于已密封的档案袋封面显著位置,与档案一同寄出。若未遵循此步骤,留服中心将无法接收并将档案退回原处;
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留服中心不直接接收党员组织关系转移,请确保您的党员相关材料(包括但不限于入党志愿书、转正申请书、自传等)已妥善归入个人人事档案中。
留学存档常见问答
Q1档案存放在中心收费吗?
根据有关文件规定,2015年1月1日起,取消档案保管费。
Q2可以不在线申请直接邮寄档案吗?
不可以,须在线申请开具调档通知单并按收到的通知邮寄档案,否则档案无法入库。
Q3国外学业已结束,还能申请把档案存放至中心吗?
出国(境)存档仅适用于即将或正在国(境)外就读且国内无工作经历的留学人员;如已学成回国并与北京单位建立劳动合同/聘用合同或已被单位录用为事业单位编制人员,单位欲通过中心为您办理就业报到手续,可申请回国(境)存档;其它情况无需通过中心办理回国(境)存档。
Q4档案存放在哪里影响应届生身份吗?
取决于用人单位的判断标准,与档案是否存放在中心无关。
Q5档案存放在哪里影响学历认证吗?
不影响。
Q6档案在中心最长能放多久?
中心为留学人员提供留学期间的阶段性存档服务。若国(境)外学业结束回国,为方便归档工作经历相关材料、申报职称评审等事项,建议将档案转出至有人事档案保管权的用人单位、用人单位委托的档案保管机构、户籍地档案保管机构等地存放。