对于即将出国攻读本科或硕士的同学而言，妥善处理个人档案和组织关系是留学前的重要准备工作。本文将以港澳地区的留学为例，详细解读相关处理办法，为大家提供清晰指引。
需要注意的是，港澳高校属于境外高校，并不收取学生的档案，也不处理团组织关系，但档案事关未来回内地后的就业、落户等事务，所以务必要在开学前1-2个月启动，预留充足的材料准备、审核及转递时间，避免因档案问题影响回内地后的就业或落户事宜。
一、个人档案的规范存放之道
（一）三大合法存放途径
根据相关管理规定和湖北地区实际政策，赴港澳留学学生的档案存放主要有以下几种合规选择：
1. 教育部留服中心存档
适用人群：计划回内地后在一线城市发展，有落户、考公等需求，或希望统一管理留学相关档案材料的学生。
核心优势：作为官方留学档案管理机构，可直接对接回内地后的学历认证、就业政审等需求，能完整归档留学经历；办理流程全程线上完成，提供免费保管服务，不受地方政策差异影响。
申请条件：即将或正在港澳地区攻读学位，且国内无相关工作经历（公派留学、访问学者等情况除外）。
材料准备（一切信息以官网最新条例为准）：
- 有效期内的身份证正反面；
- 港澳通行证个人信息页及有效签注页；
- 港澳院校录取通知书（非中文材料需经正规翻译机构翻译并附中文译本）；
- 在读学生需补充在读证明或注册证明。
线上申请流程：
- 登录CSCSE CHINA或留服网上服务大厅，注册“统一用户身份认证系统”账号；
- 进入“留学存档 - 出国（境）存档”栏目，选择“港澳地区”，填写个人信息并上传材料；
- 5个工作日内通过系统查看审核结果（会有短信或邮件提醒）；未通过可登录“用户中心”查看原因，修改材料后重新提交。
- 审核通过后，在线打印电子调档通知单，凭单到原档案保管机构办理调档；
- 档案需通过机要通道或EMS特快专递邮寄至指定地址，个人直接送达将被拒收。
2. 户籍所在地档案管理机构存档
适用人群：计划回内地后在湖北本地就业发展，或倾向于档案与户口归属地统一管理的学生。
核心优势：调档流程相对简便，后续手续可由家人协助办理；档案与户口关联，便于本地就业、社保等事务的后续处理。
机构查询：可登录人社部官网，进入相关栏目选择 “湖北” 地区，查询当地具体的档案管理机构信息，如武汉市人才服务中心、湖北省人才事业发展中心等。
材料准备（一切信息以当地机构最新条例为准）：
- 身份证
- 户口本
- 港澳通行证签注页
- 录取通知书复印件（部分机构需填写《留学人员人事档案保管协议》）。
操作流程：
- 向原档案保管单位提交调档申请，获取密封完好的档案；
- 携带材料及密封档案到户籍所在地档案管理机构，通过线上预约系统提交存档申请；
- 机构审核档案完整性（需保持密封未拆封状态），审核通过后完成存档并开具《存档证明》。
3. 原毕业学校短期代管
适用人群：留学时长在2年以内，且毕业院校明确提供档案代管服务的应届毕业生。
注意事项：需提前与毕业院校确认代管期限和所需手续；超过代管期限未转出的档案可能被自动退回原籍，存在丢失风险；代管期间无法归档留学经历，回内地后需自行办理学历认证补充档案材料。
（二）档案存放重要注意事项
- 严禁个人保管或拆封：根据《中华人民共和国档案法实施条例》，个人自带、拆封档案将导致档案失效成为 “死档”，需联系原毕业院校重新审核密封后才能转递。
- 规范转递要求：档案必须由原保管单位通过机要或 EMS 密封邮寄，档案袋封面需按要求粘贴调档通知单回执。
- 关注存档期限：留服中心提供留学期间阶段性存档，回内地后建议转出至就业单位或户籍地机构；学校代管最长不超过2年，超期需提前办理转档。
二、组织关系的妥善转移方法
（一）党员组织关系处理
保留与管理方式：
- 应届毕业生党员：组织关系可保留在原就读高校党组织，保留期限一般不超过2年，期间需每半年至少与党组织联系一次。若留学时间超过2年，需提前与党组织沟通延长保留期限或办理暂时停止党籍手续。
- 往届生或Gap期党员：建议将组织关系转移至湖北户籍所在地街道流动党员党支部，转移原因注明 “出国留学”。
核心要求：
- 按时缴纳党费（可委托家人代缴），无正当理由连续6个月未缴纳党费将按自行脱党处理；
- 留学期间若地址、联系方式发生变更，需及时告知原党组织；
- 回内地后需及时向党组织申请恢复组织生活，并提交留学期间的思想汇报。
（二）团员组织关系处理
- 由原就读学校团组织协助办理转移手续，团组织关系一般可保留在原学校或转入户籍所在地社区团组织；
- 留学期间需按规定缴纳团费，团组织关系保留期限参照党员管理标准，回内地后需及时办理关系转接手续。
三、常见问题解答
档案可以自己保管吗？
不可以。根据《档案法实施条例》，个人自带、保管档案属于违规行为，超过2年档案将成为 “死档”，需原学校重新审核密封后才能存档。
港澳院校录取通知书非中文，需要翻译吗？
需要。非中文材料须经正规翻译机构（公司）翻译，并上传加盖翻译机构公章的中文翻译件。
存档需要缴纳保管费吗？
不需要。自2015年1月1日起，教育部留服中心及湖北地方档案管理机构均已取消档案保管费。
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