来到英国上学,避免不了要联系老师沟通学习上的问题,而邮件一旦发出就没法撤回了,小编就曾目睹过,班里的同学被老师点名批评邮件格式的问题,实在是不要太尴尬啦。那么到底怎么优雅地给老师发一封的邮件呢?小编这就来手把手的教你!
开头
发邮件给老师不要用 "Hey", "Hi" 等不正式的开头,一般来说,你应该用 "Dear Professor Last-name." 或者 "Dear Dr. Last-name." 如果你的老师没有PhD (博士学位),应该用"Mrs" "Mr." or "Ms." 来替换 "Dr." or "Professor". 这里小编要画个重点,切记对老师的称呼一定是Last name,而不是First name,如果老师在回复你的邮件中,签名是First name,回复的邮件中仍然要使用Last name,除非老师很肯定的告诉你,要称呼他的First name. 还有老师的名字一定要多检查几遍,千万不要拼错!
正文
1. 直奔主题;
2. 简单陈述这封邮件的目的;
3. 如果是向老师提问,最好给出几个可行的建议。
落款
正式用语推荐,Best wishes, (Best) regards, Thanks, Cheers. 这里划重点,非正式用语千万不能发给老师,例如,Yours, All the best, Yours faithfully. 同时,落款中也要写上自己的名字,必要时还要加上自己的学号。
邮件主题
简单概括邮件内容最核心的部分,如,作业延期申请, ”Extension for Financial Analysis project”, 询问课程问题,”Question about the course work 1”,等。以简洁明了为主,老师的收到的邮件太多,如果能突出主题,会有助于老师更快的处理你的问题。错误示例:
重点警示
1. 避免回复给所有人
英国大学普遍是用Outlook邮箱,很多学生在刚入学时并不熟练,我上学时就有同学闹出了笑话,整个专业都看到了这位学生给老师发的邮件,原因是,他在回复时点了Reply all,正确做法是点击Reply,即可仅给发件人回复。
2. 注意标点符号的使用
注意一定要切换成英文的标点符号,不然你的老师将会看到下面这样的情况:
3. 不要过度使用大写字母
使用大写字母是表达愤怒或者强烈情感的方式,过度使用就变成了争吵,很明显,这是非常不礼貌的行为。
4. 礼貌用语
邮件的各个部分的用语必须是正式的,礼貌的,既是对老师的尊重,也是对自己的负责。
5. 确认收件人和邮箱地址
发送之前,请再三确认老师的邮箱,一般用学校的邮箱发给老师时,输入名字的同时,会自动出来匹配的老师,选择即可。这里的重点是一定要用学校的邮箱给老师发邮件,用私人邮箱的话,老师很可能不会理会。如果老师是使用学校的邮箱,搜索一下就会出来,像下面这样:
在此小编还要提醒各位同学,入学之后,每天都要检查自己的邮箱,学校所有的通知都会发到你的学校邮箱里,每天检查完邮件再睡觉哦,因为邮箱里说不定会躺着明天不上课的通知邮件呢。
6. 告知老师已经收到了邮件
如果老师在回复的邮件中为你解答了问题,或者给了建议,给了你资料,一定要回复老师,你已经收到了,并感谢老师的分享。相信这样一定会让老师对你有一个好的印象。