在海外学习和工作多年后我发现，美国大学本科和研究生的申请文书写作核心是应用文写作，虽然题目千奇百怪，但背后往往有其相对的思维定式。
破题立意
读懂题目是申请学生必须做到的第一点。招生官到底想问什么?他想通过这个文书看到学生什么特质?对应题目，学生应该有一个立意，就是“我的文书想表达什么”。立意应该对题目所问作出直接回答。
很多中国学生从小写作文有一个习惯，就是先要说一大堆的背景、原因、来由，最后才委婉地表达出自己的观点。这样写出来的文章十分不利于迅速阅读理解，因为最核心的东西藏在一大堆文字中间。老外招生官平均一天要阅读上百份文章，碰到无法迅速理解的文章他会怎么做?多半直接放Reject那一堆了。
第二个问题通常由这位学生对题目的理解失误，还有少部分学生跑题是因为缺乏逻辑思维的训练。很遗憾，这两个正是招生官想要用来鉴别他可以“录取”或“拒绝”的学生因素之一。一个无法正确理解英文题目的学生怎么能指望他在学校里胜出呢?一个缺乏逻辑思维的学生更是难言优秀。
结构设计
一篇文书的立意既定，选材已毕，下一步就是组织文章的结构，先说什么后说什么，中间如何衔接，如何开头结尾。前面破题和选材做得好的话，文章的结构应该是顺理成章。许多学生上来就着手这一步，何其谬也。
以商科的文书举例，非常考察作者的逻辑能力。这点我们应该学习麦肯锡的金字塔理论：在金字塔的顶尖上是一个核心观点，如“你校应该录取我”，那么在它下面应有至少三个低一个层级的观点或者事实来做支持，如：一、我学习能力很强;二、我对商业很感兴趣;三、我学习非常刻苦认真;在每一个观点之下又应有若干事实或观点来支持，如此展开直到所有的点都是事实或者不存在争议的观点。如“我的学习能力很强”用“A我的GPA3.8;B我数学竞赛得二等奖;C我半个月自学了编程”这样的更低一级的点来支持。这样组织起来的逻辑金字塔无比牢固，非常具有说服力而难以撼动。
叙述功力
文书叙述应做到的三个境界是清晰，流畅，优美，这是真正考验学生功力的一步。最基本的要求是把事说清楚，没有易混淆的地方，即清晰。然后可以追求流畅，句子本身读起来顺畅，句与句之间有合理的衔接，读着不会感觉突兀。再次，最高境界才是优美。一篇称得上优美的文书读之唇齿流芳，回味无穷。
用词原则
用词是否精确老到是区分初、中级水平学生和老手的重要指标。这就是为什么有经验的读者在读了一两句之后就会对写作者的水平有个基本判断。因为我们国内英语教育水平与国外实际使用情况其实有一定的距离，大量经国内英语教育体系培养出的学生用词经常不到位。举例说明，最容易出问题的是动名词的连接使用。例如Pay Attention。这样的习惯用法难以寻觅规律，一旦用不到位，对native speaker来说就是个joke material。学生使用当慎之。
注重细节
细节也是体现专业精神(professionalism)的要点。为什么一份主流投资报告一眼看上去就那么“专业”，而一个小学水准的材料你一看就知道分别?这就是细节的作用。在文书定稿后，多花上一点时间进行细节检查。
通常分这样几步走，Spell check，运用WORD自带的拼写检查功能;通篇文书使用同一种颜色、字体和大小;文书的段落和行前后的间距、缩进应该统一;标点符号、大小写、斜体粗体使用要合理准确;每段头尾不要有多余的空格。其他通常需要注意的地方还有：页眉、页脚、Word文本属性、文件名等处的仔细检查。
说了这么多，如果以上几大方面都能很好照顾到，学生的文书质量就有了基本保障。有志提高文书写作水平的同事或学生，可以多读诸如名人演讲、主流媒体报道及外文杂志专栏等。“拳不离手，曲不离口”，有了长期得法的锻炼和积累，成为文书武林高手，就绝非难事。
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