六月，毕业季的脚步越来越近，2025届的海外学子们正沉浸在告别校园的伤感与对回国新生活的憧憬之中。他们忙着整理行李，规划着回国后的精彩人生。然而，在满心欢喜地准备踏上归国之路前，有一个看似不起眼却极为关键的环节，正悄然隐藏在归国的行程里，那便是个人档案问题。
或许有人会觉得，档案不过是一个装着纸张的袋子，没什么大不了的。但实际上，它堪称大家回国后的“第二张身份凭证”。
档案究竟是什么？
个人档案主要分为学籍档案和人事档案两部分。
学籍档案，详细记录着学生在学习阶段的各类表现。从日常的学习成绩，到在各类活动中获得的奖项，再到毕业证书等重要文件，都一一收录其中。它就像是学生时代的成长记录册，见证着我们在校园里的点点滴滴。
人事档案，则侧重于记录个人在工作、职称评定等方面的信息。它是未来职业发展的重要参考依据，记录着我们在职场上的每一次进步与成长。
档案之所以被称为“第二张身份凭证”，是因为它完整地记录了我们从高中起的所有重要经历。不过，由于档案的流转主要是在机构之间进行，个人很难直接察觉到它的流转轨迹。
对于留学生而言，由于身处海外，档案无法像在国内学生那样正常传递，这就更容易遇到档案存放、调转或新建等一系列问题。
留学生回国建档的必要性
对于留学生来说，回国后的一项重要任务就是建档。建档这件事，不仅关系到个人未来的职业发展，更是落户、就业、缴纳社保等事务的基础。
如果留学生回国后没有完整的人事档案，可能会面临诸多麻烦。比如，在求职时，可能无法进入国企、央企、事业单位等体制内单位；在办理落户大城市的手续时，档案是必不可少的材料；在参加考研、考公、考编等考试时，档案是政审的重要依据；在职称评定、社保缴纳等事务中，同样也需要档案的支持。
因此，留学生回国后，必须尽快完成建档工作，否则将会给未来的发展带来诸多不便。
留学生回国建档的具体流程
- 完成学位学历认证
留学生回国后，首先要进行国外学历学位认证。这是建立档案的基础，也是后续入职和职称评定的重要依据。
具体操作是登录中国教育部留学服务中心（简称“中留服”）官网，提交申请。需要提交的材料包括护照复印件、国外学历学位证书、成绩单等。认证通过后，将会获得《国（境）外学历学位认证书》。
- 准备建档所需材料
根据留学背景的不同，所需材料也有所差异。以下是常见的材料清单：
- 高中毕业后出国的留学生：需要准备身份证原件及复印件、高中学籍档案（需密封，不可拆封）、国外毕业证、学位证原件及复印件、国外成绩单原件及翻译件（需由正规翻译机构出具）、学历认证报告原件及复印件、户口本原件及复印件、报到证（如需）。
- 高中未读完就出国的留学生：需准备身份证原件及复印件、国内初中毕业证明、国外高中成绩单、毕业证、结业证等、国外学历学位认证报告、户口本原件及复印件、报到证（如需）。
- 大学毕业后出国的留学生：要准备身份证原件及复印件、国内大学学籍档案（密封）、国外学历学位认证报告、国外成绩单原件及翻译件、户口本原件及复印件、报到证（如需）。
需要注意的是，不同地区对建档材料的要求可能不同，建议提前咨询户籍地人才中心或教育部留学服务中心。
- 提交建档申请
准备好材料后，前往户籍所在地的人才中心提交建档申请。具体步骤如下：
- 首先联系户籍地人才中心，了解建档流程和所需材料。
- 然后填写相关表格，提交材料。
- 最后，工作人员会对材料进行审核，确认无误后，将档案建立并密封。
特别提醒，部分档案管理服务已经实现了线上办理，留学生可以关注相关政策，充分利用电子政务服务，提高办事效率。
建档注意事项
档案必须密封，不可自行拆封，否则将会影响后续的使用。不同地区对建档的要求可能存在差异，建议提前咨询户籍地人才中心或教育部留学服务中心。档案不能由个人保管，如果发生遗失，需要由档案保管机构出具遗失证明并承担相应的责任。建议留学生尽早办理建档手续，避免因档案问题影响落户、就业等关键事项。如果户籍地人才中心不接受个人自带档案，可以委托专业档案服务机构代办。
留学生回国后档案存放建议
根据国家政策，出国（境）留学的大中专毕业生的人事档案，可按规定由户籍所在地公共就业和人才服务机构或教育部留学服务中心保管。
因此，留学生回国后，建议将档案存放在以下机构之一：
- 户籍所在地人才中心：便于后续调档、落户、就业等。
- 教育部留学服务中心：适合未完成国内学业或档案未托管的留学生。
- 原毕业学校：若学校仍保留档案，可选择此方式。
档案管理的常见问题及解决办法
- 档案丢失怎么办？ 联系档案保管机构申请补办，需要提供相关证明材料。
- 档案无法调取怎么办？ 联系户籍地人才中心或教育部留学服务中心申请调档。
- 档案无法合并怎么办？ 若出国前已托管档案，可联系原托管单位申请转出。
- 档案无法新建怎么办？ 若留学前未建立档案，可按照流程重新建档。
2025年，随着越来越多的留学生选择回国发展，建档已成为回国后首先要完成的重要事项。档案不仅是个人身份的“第二张身份凭证”，更是未来职业发展的“通行证”。因此，留学生回国后，务必尽快完成建档工作，确保档案的完整性和有效性，为未来的发展打下坚实的基础。
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