国内很少有写邮件的习惯，但到了国外的高校，几乎什么事都要用邮件和教授沟通！哪怕你现在还没出国，可能也要开始写邮件来沟通申请事宜。这让不少留学生感到“头秃”~
别担心，今天为大家准备了一份保姆级写邮件攻略！包含了写邮件的基本格式以及需要注意的问题等等。
| 写邮件的基本格式
一封合格的邮件无外乎紧抓几个部分—— 标题+称呼+正文+落款！
1. 标题
标题的精髓就四个字：简明扼要。
因为教授每天都要接收大量邮件，所以说明来意，必要时附上个人信息，例如 student ID 等，非常重要。
2. 称谓：“Dear Professor XX”
写给教授的电子邮件应当以“Dear Professor XX”开头， 如果这是你第一次联系这位教授，你可以用“Dear”或“Hello”来开头。
一般来说“Professor”是最常见的称谓，简写成“Prof.”也可以。
假如你的教授是个Ph.D.，那就要以Dr. XX来称呼，假如你并不知道TA是否是个Ph.D.，那就直接用 Prof. XX.
Dear Prof. (last name)/ Greetings Prof. (Last name)/ Dr. (last name) 都是可以的。
最好不要用“Mr.”或“Mrs.”这种区分性别的称谓去称呼你的教授，在和大学教授的邮件中就会显得不够成熟、没有专业风范。
小贴士：这里要强调的是，我们前文给出的模板是“Dear Professor XX”，但自己写的时候一定要记得把这里的 XX 替换成收件人的名字，并确保你把对方的名字拼写正确了。
在撰写电子邮件的时候要格外注意这些特殊的小细节，这将会让收件人感到你的诚意和尊重。
3. 正文
一般来说，正文又可以分为这几个部分：
· 简单问候
· 自我介绍
· 邮件目的
· 详细内容
（1）问候语——
写邮件时不能一开场就直奔主题，而要说一些寒暄语，为你的邮件奠定友好真诚的基调。
如果你不太了解收件人，你可以说些比较空泛的寒暄语。
寒暄客套：
· “I hope you enjoyed the weekend!”（希望你周末过得愉快）
· “hope you’re enjoying the weather today.”（希望你喜欢今天的天气）
· “hope you had a lovely break.” （希望你有一个愉快的假期）
不管是写给谁的邮件，在正文开头写寒暄语将会显得你很有礼貌！
（2）自我介绍——
点明姓名、班级、与教授的联系（方便Ta想起你）即可。
例如：My name is XX and l am your student in XXX class.
最好写清楚具体的课号，因为教授很可能同时给同专业的多个课程授课，这样有助于提高沟通的有效性。
自我介绍完之后，可以适当Flatter them，拍拍马屁表示自己非常喜欢他们的课程，
例如：I enjoyed your lecture/seminar/XXX.
表明身份、向教授解释了你们是如何认识的之后，下一步就是要提出自己的请求了。
（3）邮件目的——
问候和自我介绍完之后，最好简单明了地告诉教授这封邮件的重点或目的。
I am writing to inquire…（我写这封信是想询问...）
I am writing in reference to…（我写这封信是关于…）
提出请求之前需要确定这个问题是你自己无法解决的，而不要提出一大堆你本应该自己能够找到答案的问题。
（4）详细内容——
这是邮件最重要的部分！我们需要高效地向教授表达来意及请求！
大家可以记住简单的3C原则，即 clear清晰，correct正确，concise简明。
例如：
l have a question about the essay due next Tuesday. (提出疑问)
I am hoping you would be willing to write a strong/positive letter of recommendation. (推荐信)
Could you please tell me what to do next? (请求)I would be grateful if you could give me more time to...
Could I please book to see you during your Office Hour on Friday? At 2 pm? (线下约谈)
4. 致谢落款
此时的教授已经看完你的邮件，别忘了再次发出感谢。
可以用Thank you for your time. 或是 Have a great rest of your day.
最后就是落款了， 别忘了第一个字母大写：
· Sincerely（最正式最稳妥）
· Yours sincerely
· Respectfully
· Best
· Best regards
| 需要注意的问题
1. 给教授发邮件的时候最好使用该学校的邮箱，而不要使用你的私人邮箱。因为私人邮箱发给教授的邮件很有可能会被拒收。
2. 邮件标题要简明扼要，邮件的标题应当能够让收件人一看就知道这封邮件是关于什么的，才能确保双方之间的沟通清晰明了。
3. 中式思维要避免，外国人习惯第一个是最重要的，最后一个则不是，要将重要问题放在前面。
4. 注意语言使用得体，慎用表情符号、缩写以及大小写。
5. 不要过分殷勤，在邮件中对教授表达礼貌很重要，但是要适度，尊重教授的同时也要尊重自己，只有不卑不亢才能得到对方的尊重！
6. 如果邮件发出去一星期了还没收到回复的话，你可以亲自去找教授或者再发一封邮件跟进。
7. 还有一点很重要，那就是在你点击“Send”前一定要再三检查你的邮件内容以及附件！
能够撰写专业的邮件是一项十分宝贵的技能，也是一个熟能生巧的过程。
一封清晰又有礼貌的邮件还能让收件人更有可能认真回答你的问题，同时也培养了你和教授之间的关系。
看完了的这篇文章，希望你现在已经清楚了给教授的电子邮件需要包括哪些结构、注意哪些问题等，相信下一封邮件你就能把这些知识要点都派上用场。
最后，祝各位小伙伴每个学期都能顺顺利利鸭~
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