四象限法则
不管去美国读理工科还是人文社会科学的博士学位,时间都很紧张,压力都很大。理工科要做大量的实验;社会科学的要读海量的文献、完成20多门课的学习、写课程论文、准备严酷的资格考试、写研究建议书、参加各种规模的学术会议、以及撰写博士论文。每个人都必须面对管理时间和提高效率的考验。我的办法是大原则与小招数的结合。大原则就是将每天和每周的事情分类:轻重缓急,然后按次序(重急、重缓、轻急、轻缓)分配时间去做。分类的原则例如:重急的事——明天早上的考试; 重缓的事——下个月要提交的奖学金申请; 轻急的事——交房租;轻缓的事——回复普通邮件。
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这个被逼出来的时间管理策略与Stephen Covey 著名的时间管理四象限法则如出一辙。
有时如果几个既重要又紧急的事情挤在一起,这个策略就失效了。比如,明天早上九点的课程presentation 和下午两点的小组读书报告都要在一天晚上完成。因为这样的情形多次出现,在和时间交手的过程中,我又琢磨出了几个小招数。
先做完再做好法则
当同时面临好几件重要且紧急的事情挑战的时候,我的办法之一是“先做完再做好”。将一个presentation做完美是非常费时间的,“完善”所花的时间往往和“完成”所需要的时间差不多。 所以我会首先去完成必须完成的任务,这样至少可以拿到一个分项的及格分。美国高校一般采用分解式的评分方式(analytical scoring method)。一门课的最终得分分解成几个部分(如考试分数、课程论文成绩、presentation表现)。如果其中一项分数为零,拿高分的可能性几乎为零,来年也不可能获得奖学金。所以完成所有规定的任务非常重要,这是拿高分的必要条件。
最后要拿高分还得将任务完成漂亮。首先要充分认识到完善的过程需要的时间比你想象的要多,再分配“任务完善阶段”所需要的时间,争取每门课拿高分。其次,每个学期可以选定一两个目标,如一门课的presentation, 或一个学期论文,集中精力将它们做到自己能力的极致,给老师或同学留下一个特别的印象。先树立目标、再向目标努力、最终实现目标,如此几番,自信心就会得到较大的提升。
胶囊法则
将一项任务完成好既需要时间又需要高度集中的注意力,我在做一项任务时,常常会想到有其它同样重要的事情要完成,因而经常纠结。为了摆脱苦恼,我悟出了胶囊法则。我将一天中的时间分段,每段放进一个胶囊,和其它时间段隔离,每个时间段只做一件事情。比如,将一天最高效的黄金四小时分成两段,第一段用于读课程所规定的必读文献,第二段用于准备会议论文。如果一段时间内的任务提前完成,剩余时间可以休息或浏览文学城(中国留学生必看的一个中文网站)。
在一个时间胶囊里找到娱乐时间是一种非常快乐的体验。这既代表我的某项任务完成了,又说明我的实际效率比预测效率高,休息之后也有更大的动力去完成下一个任务。时间胶囊大小不一,有的只有30分钟,如用于查看并回复邮件,有的长达一整天,如用于写课程论文。当然,也有的胶囊里装的是休息和娱乐,因为愉悦的心情有助于学得更好,走得更远。
量化法则
为了准确地设定胶囊的大小,即准确地估计完成某个任务所需要的时间,以及时间质量(高效时间,一般效率时间,低效时间),必须清楚地知道自己一分钟、一个小时、一天能做多少,并将之量化。比如我知道自己一分钟可以读260-600个词(根据阅读目的而调整)、可以说120-160个词,一小时可以写200-300个词。清楚自己的效率,就可以估算完成具体任务的时间,比如我阅读一篇一万词的期刊论文需要40分钟,阅读一本20万字的专业书需要12个小时。
量化法则可以帮助自己合理地分配时间,也有助于监控单位时间的效率。如果我一个小时内还没读完一篇文章,就要反思自己注意力是否集中,背景知识是否充足,是否需要及时调整或弥补。
以上的四个法则是我在读博士期间使用较多的时间管理方法,还有其他的一些有效的时间管理策略,例如立体交叉法则(如何化焦急等待的时间为有效时间),在此不一一赘述。为了能顺利地拿到博士学位,有效的时间管理策略至关重要。做不好这一点,就很可能无法获得学位,沦为ABD(All But Dissertation)或只能得到一个硕士学位。据美国高等教育学报报道,最终成为ABD学生的比例约为50%。
本文旨在抛砖引玉。希望各位同学根据自身特点,摸索出一套行之有效的时间管理策略,打赢时间仗,顺利地获得所攻读的学位。
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