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张钰英国部高级经理

纽大学长干货分享:如何做出既POWER又有POINT的PPT
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 大家好,我是纽约大学的陈学长,也是一名领航导师。现在就职于一家世界500强食品公司。正如标题所见,今天我要跟大家分享的是如何做PPT!

 

在过去的求学和职业生涯过程中,通过自己数千张PPT的经验,以及借鉴了无数个其它优秀案例后,我总结出了以下几个技巧,希望能帮助大家制作一份既有POWER又有POINT的PPT,真正地做到“有备而来”。

 

Q

看到这里,可能有的学弟学妹就会冒出这些问号:为什么我要学会做PPT?为什么留学生要学会做PPT?为什么我毕业了还要学会做PPT?

A


答案很简单,因为PPT是一种被广泛采用的汇报形式,无论你在国内学习、在国外学习、甚至是毕业求职、入职,做PPT这一技能都是很必要的例如,老师要求提交PPT作为小组展示结果,又或者老板要以PPT作为工作汇报形式等。

 

就我自己求学和工作的经历来讲:

 

01

读商科研究生阶段

94%的课程期末作业要求进行现场PPT展示;期末现场展示效果较好的同学,通常得分会比其他同学高10-20%。

 

02

工作阶段

100%的咨询项目递交以PPT形式进行,小到几十万的项目,大到上千万的项目都采用PPT的形式递交成果。

 

不仅如此,大部分国内外企业面试环节都加大了对PPT使用的考察力度:

 

  • 咨询以及商业服务类公司的实习招聘中,往往会增加Case Study以及PPT现场展示的环节;

 


  • 管培生校招及部分公司校招小组面试中,面试官会要求加入“现场做PPT以及演讲”的环节。

 

总的来说,做好PPT不仅有助于获得更好的成绩,还能帮你在激烈的校招竞争中脱颖而出。那么下一个问题来了,怎样才能做好PPT呢?

 

下面,我就来介绍一下让你做出有说服力的PPT的三步法!

 

第一步,要讲观众需要听的

 

首先需要明确几个问题:

 

  • 我的观众是谁?

  • 我为什么要做这份PPT?

  • 我究竟需要我的观众在结束的时候做什么、想什么以及有什么感受?

 

根据不同的受众建立一个清晰的内容策略,根据观众的兴趣点来分配内容的侧重。

 

举个例子:

如果是一门课的Final Present,老师可能会更加想听到最终研究的结论以及详细的研究方法;

如果是跟公司高层汇报工作,那么内容会更加侧重于研究的发现以及可被执行的建议。

 

 

第二步,设计一个完整清晰的结构

 

完整的PPT需要开头的Executive Summary,主体内容,结尾的Key Take Away/Key Actions和附录Appendix”。

 

关于主体部分的结构,这里给大家两种结构进行参考,两种结构可以单独使用也可以结合使用。


  • 金字塔形结构-适用于多个分论点

图片

 

  • SCQA结构(适用于解决某一种问题的内容)

     

    S:Situation现状是什么?

    C:Complication困扰是什么?冲突中的现实和目标的差距是什么?

    Q:Question针对现状及现有的冲突,产生的问题是什么?

    A:Answer 答案或方案。

 

举例:两种结构结合使用

图片

 

*注意:一定要把与主体不直接相关/Nice to know的内容放进附录里!

 

 

第三步,简化内容的呈现

 

01、标题怎么写?

 

很多同学都会把标题写成对本页所呈现内容的描述,例如:市场分析,但标题才是展现本页结论的“最佳位置”,建议:

 

  • 主要结论/建议采取的策略作为每一页标题;

     

  • 以及要做到只需要阅读每一页的标题,就可以理解这份PPT的核心内容。

 

02、如何把页面做的简洁美观?

 

  • 注意去除多余的信息

    每一页上面的内容都是为了本页的结论服务,因此所有的信息都应与结论直接相关,不相关的内容以及支持性的细节需要放进附录中;

 

  • 确定设计规范

    包括字号字体以及标题、正文和注释区的位置。

 

以下设计规范供大家参考:

图片

特别是当几个同学合作完成一份PPT时,统一的设计规范可以节省大量调整格式的时间。


  • 内容排版三原则

    对齐:页面内内容需对齐;页与页之间位置对齐;

    距离:尽量留足页边距,使用引导线辅助布局;

    分组:内容按逻辑分组,便于听众快速理解。


  • 图表使用技巧

    字<表<图,能用更加生动的方式呈现,就不要选择大篇幅的文字;

    表格的标题需要对齐,字体以及字号统一;

    表格内数据需按陈述的重点进行排序;

    注明表格内数值含义,便于读者快速理解;

    使用颜色、框框、箭头、加粗等方法凸显结论;

    可以考虑添加图片/logo等辅助理解,增加直观性;

    可以用模板,但不能迷信模板。根据自己的内容调整模板,而不是根据模板来安排自己的内容。

 

 

想要做好PPT还离不开日常的积累,这里给大家提供一些知名管理咨询公司的公开报告以及视觉设计资源,帮助大家学习结构的搭建以及积累排版布局:


 




  1. 麦肯锡报告:China Energy Demand Perspective

https://www.eia.gov/conference/2014/pdf/presentations/woetzel.pdf

 

  1. 波士顿咨询报告:Corporate Ventures in Sweden

http://static2.snowfire.io/accounts/14796/files/219.pdf?t=o4z026

 

  1. 经济学人博客:Graphic Detail

https://www.economist.com/graphic-detail/




 

以上就是我要分享的全部内容,大家可以试着用我总结的这些方法先做一个自我介绍类的PPT,之后勤加练习,相信大家不久就能做出既有POWER又有POINT的PPT!

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