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王坤英国留学前期顾问

如何给导师教授发英文邮件?
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在学校期间,难免会遇到学术上的问题需要请教老师。但是在国外找教授或者老师,是不能直接冲到办公室找人的哦,一般都是要先和教授或者导师邮件联系。再碰上疫情期间,在英国学习的小伙伴和导师都成了“网友”关系,无论上课还是交流都转到了线上,收发邮件交流的机会就更频繁了。那今天委员就来说一说关于给教授、导师发邮件时应该注意什么。

 

1.     一定要切记!邮件是永久性的。一旦你把它发出去了,就不可能再收回来了。只要教授收到了邮件,他就主宰了这封邮件的命运,或者保存,或者是把邮件转发给同事博取一笑(这是最糟的情况)。所以这里委员要提醒大家,在邮件发出前一定要仔细检查!比如教授的称呼(后面会具体提到)以及一些低级的语法错误或拼写错误。

 

2.     邮件要发到你被告知的邮箱里。检查,再检查,看“To(发送到)那一栏的邮箱地址是不是正确。因为你的妈妈和你的教授的名字可能都是“Sue”,这要是发错了可就乌龙了啊。委员温馨提醒:发送完以后,再到“Sent(已发送)里面看一看,是不是发送正确。

 

3.     教授可能没有使用大学的邮箱系统,所以要确保邮件发送到他们真正在用的邮箱地址,而不是大学通讯录上的邮箱地址(可以看一下他们的个人摘要或者布置作业时的通知来确认这一点)。

 

 

4.     教授可能不会打开一封发自luckydogpig@thepound.com的邮件。他们更喜欢打开那些邮箱地址看起来比较正式的邮件,就像“you@theCruddyUniversityE-mailSystem.edu”。也就是说如果你想联系你的老师,最好用学校的邮箱,不要用私人邮箱。

 

    提醒:一般在自己的学校注册过之后,都会有一个学校域名的邮箱地址,请务必每天查看邮件。在这里,教授导师联系你都会先发邮件哦。

 

5.     主题栏要紧扣主题。你可以在主题栏填写邮件内容的简要解释,千万不要包含某些要求,比如说“紧急请求——请立即回复”,否则你的邮件可能会直接进垃圾箱。

 

提醒:在填写邮件主题时,尽量不要使用特殊符号,例如:“%#&*%#等等,或者用什么紧急情况、急急急、在线等之类的语气。取常规一点的名字,虽然不出彩,也绝不会引人反感,例如:请假的“Absence on Wednesday”,找学校退钱的“About Refund”,关于考试的问题“Question about Final Examination”等等。

 

6.     称呼很重要。最安全的开头方式是用“Dear Professor xx”。这样的话你就不用再考虑这个教授是否取得了博士学位,当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。

 

提醒:之前委员的朋友犯过一个错误,教授叫Paul Clinton,那么在邮件的开始要称呼教授“Dear Paul”或者“Mr Clinton”,另外,若是非要写职称,还是请大家一定看好这位老师到底是Dr.还是Professor.,乱写可不行喔。

 

7.     清楚简洁是最好的。你的教授每天会收到2530封邮件,所以如果你的问题很简洁明了那是最好的(一般把问题一条条列出来比较好)。如果你的问题表述得很详尽或者是从多层面展开,最好约在教授的办公时间面谈,这样教授就能够更有效地帮你解决问题。

 

提醒:大家可能受母语的影响,有时候说话绕的圈子比较大。在这里建议大家对于哪方面的知识有问题时,直截了当问这一方面的问题就行了,千万不要从头开始说:“星期天的时候,我在宿舍里没有事情,就去图书馆预习下周的功课,然后借了一本书,在看书的时候,发现了一个问题,这个问题和教授你之前在课堂上讲的貌似有点冲突,所以我想问一问教授您……” 这样问问题的话,不仅浪费自己的时间,也是在浪费教授的时间。

 

 

8.  必须要告知教授已收到邮件。如果你的教授给了你相关问题的解答或者发送给你需要的资料,一定要告诉他你已经收到了,并感谢教授的答疑。这样,下次在课堂上看到你的时候,他们会觉得你是个不错的学生。教授们也是很傲娇的哦!

 

9.  这不是大声嚷嚷的争吵。邮件不要都用大写字母来写,因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其它强烈感情的方式。一定不要因为想凸显出“这份邮件很重要”而全文使用大写,这是不礼貌的哦。

 

10. 没有人真的喜欢表情符号和微笑符。请相信这一点。大家写邮件的对象是教授导师呀,主宰你论文成绩的人啊,还是要以严肃谨慎的态度对待每一封邮件的。

 

11. 这不是Facebook。你写给教授的邮件不要像你在朋友留言板上的留言一样。

重点提醒:千万不要和你的教授开玩笑,无论多好笑都不可以。除非你和教授导师的关系已经很好了,比如经常下课后去酒吧小酌两杯,不然尽量避免开玩笑,因为世界各国人民笑点略不同,要是教授把你的玩笑当真就悲剧了。

 

12. 这不是写即时消息…… 所以不要像写短消息一样用单词的缩写形式。再次强调,这是正式邮件,不是Facebook

 

13. 这不是给教授的打分表。没有教授想听你评价他们的课堂表现,所以把你的意见留到期末评价中,那个时候你可以滔滔不绝地表达出你对老师的看法,而且是匿名的。

提醒:如果大家实在觉得对其中一门课程很苦闷,比如听不太懂或者毫无头绪,可以找自己的tutor谈一谈,很多校园里都有国际留学生部门,也可以找他们寻求帮助!

 

14. 拼写错误是非常低级的,所以每次都要使用拼写检查,并校对你的邮件两遍。

 

15. 最后的签名很重要。每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你,并以“Best WishesRegards”来结尾(或者其它相关的正式语,但是要用友好的语气)。然后签上你的全名,而不是什么昵称。

 

提醒:大家都知道英国人是很讲究礼仪礼貌的。最后,一般都会客套一两句,比如:希望对方早点回信——“Expecting to hear from you soon!”;祝福对方的——“Best Wishes!”;希望和对方保持联系的——“Write as often as you can, for I am looking forward to reading your every letter.”(以上仅供参考哦,还是要根据实际情况来。)结尾祝福语大家可以参考以下几种:“Best Regard”“Kind Regard”“Best Wishes”“Good Luck”“Bless you dear”“Best of luck”“All the best”等等。另外,大家可以在平时收邮件的时候留意一下,对方写的是什么。

 

16. 你的教授不想听你讲你的人生哲学。在你的邮件最后不要引用宗教或者政治观点。你永远不知道这些会不会冒犯到你的教授。对于我们不是很了解的文化,还是尽量避免谈论。

 

17. 不要太过殷勤。在邮件中表现出礼貌和友好很重要,但是要适度,不要搞得像是在阿谀奉承。要做到不卑不亢,在知识面前,人人平等。

 

以上要点,希望可以对大家的学习交流有所帮助。在对待文化差异上,也建议大家在学习的过程中,多与教授以及周围的同学沟通,尽量避免一些低级错误。

 

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