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你的办公桌会说话

2017-01-12  来源:

    桌面形象”需要用心经营

    办公室内一言一行都需要智慧“一亩三分田办公桌更是你的“形象代言人一年即将过去你有没有把它好好经营?你会常常收拾办公桌吗?记者随机抽查10个职场白领9个都会回答“会。”或者一周一次,或者每天抽5~10时间来整理.大部分人是为了工作起来更舒服、方便资深的白领则会好心提醒:你的辛苦不会白费,因为老板其实都看过你的办公桌心里还会悄悄给你“打分”的!

每天十分钟整理办公桌 在某单位业务交流研讨会上主管领导向全体工作人员介绍了他不算经验的“经验”:每天班后一定要抽出十几分钟时间将自己的办公桌的桌面整理一遍批示完毕的文件一定要转交出去绝不能在自己手里过夜暂时没 有用的文件一定要存入档案柜绝不能杂乱地堆在眼前需要处理的文件定要整理好放在办公桌显著的位置绝不能对待办的事情心中无数然后在整理完毕的桌前认真总结一遍今天的工作计划一遍明天的工作他说若能每天 坚持这么做,一定会有收获。

他解释道可千万别小看这不起眼的十几分钟整理好自己的桌面其实是 一个打理工作的过程。将批示文件转出就是不要让紧急事件在自己这里搁置往往一搁置就很容易忘记很容易造成重大失误将无用文件存起来就是千万不要让过去的事 情没用的东西占据自己有限的大脑而感觉还有许多事情要做产生紧张情绪, 这对心理工作都无益将待办文件整出来就是千万让日后的工作盲目无序, 一定要分清轻重缓急做到心中有数这样各项工作才不会拖不会误这样一来,工作质量不提高都是不可能的了。

老板会以桌取人”

Helen 在超级忙乱的市场部工作桌面上总有乱七八糟的文件文书一大堆, 大家习以为常也就不觉得突兀要找文件的时候往往嬉笑着一起找不过有资 深的白领就会好心提醒她虽然不像学校里老师巡查一样正规但老板或者上司确实会悄悄通过桌面来观察一个职员的处事作风。

做文秘助理的陈先生经常跟着上司工作会以上司的思维桌取人。 他觉得一张办公桌就如同人的一张从桌面风格就可以看出这个人的个性和对生活的态度例如他们办公室的 Amy 个大忙人经常出差一回来电话 打个没完没了,桌子长期被一层又一层摊开的各种文件所覆盖。

陈先生指出,这样的桌子确实显示她比别人忙,不过说话多,实事做得少,可见她出差的时候效率也高不到哪里去再看另外一张桌子不用看本人从新丁小伍的桌面就看得出他是一个刚参加工作的人学生时期的奖杯奖牌都放在桌 子的一角给人感觉像是在炫耀自己的能力显示了他可能充满野心凡事求成 心切那些桌面很少有工作之外杂物的办公桌主人一般是踏实认真的私生活 和工作严格分开。 

    好习惯要培养

有调查公司对美国英国澳大利亚德国法国 5 个国家的 2600 名经理人进行的调查结果显示48%的受访者喜欢而有序的办公桌风格占了最多数。 这类办公桌上虽然东西很多但是牵扯到工作方面的文件却不可思议地整齐各 种文档分门别类,排列非常合理而且具有逻辑性,给人感觉专业又不会太严肃

60%的国外职场人表示,这样的习惯需要通过后天的训练来养成。在美国, 不少家庭在孩子很小的时候就引导他们使用一些工具比如使用一些标签机给他们的桌椅编好名字,来培养孩子细节管理的能力。当他们长大入办公室后, 他们同样会通过这些从小培养起来的习惯来管理他们的办公桌。

 

六招打高效办公桌 你的办公桌看起来像垃圾堆吗?是不是要花很多时间找数据?日本知名设计师佐藤可士和建议着手整理办公桌之前要先回归到一个基本问题“自己是否真的需要该项物品?”也就是说,要大刀阔斧地舍弃多余的东西。

 

原则 1:办公桌面空无一物,才是理想状态 办公桌是工作平台不是摆放物品的仓库非摆在桌面不可的东西大概只有计算机跟电话就算要放置当下会用到的东西也要在工作结束后马上收拾干净。

 

原则 2:每件物品放在固定位置 建立固定的作模式,也会事半功倍,例如办公桌的第一层抽屉放工具书第二层抽屉放文具一旦养成了习惯不但可以保持桌面清洁还能马上掌握所有物品的位置。

 

原则 3:东西无法定位时,要设法解决 笔筒塞满了很多人就会把笔乱放造成桌面更凌乱因此重点在于不能让物品误入其他空间,要限制在固定位置的范围里,并随时检视、整理。

 

原则 4:文件或数据只保留最终版本 相较于文具文件或数据更容易积累但整理原则大致相同“排除相同物品保留最后一份”。像企划书这类会不断更新的文件只需保留结案后的最终版本。此外,最好也要将资料都字化。

 

原则 5:为需要的物品设定优先级 如果文件和文具以外的物品也不断地增加,请先假设自己买了一张新桌子然后将所有东西都摆在桌上再将绝对需要的物品收进抽屉里其他一律不放置。如能谨慎挑选,必定能迅速减少物品数量。

 

原则 6:规划一个“自由空间” 对于一时不知如何分类的东西,可以先把柜子的空置处当做一个自由空间暂时放置,短则3 ,长则 1 周,就得把这些东西清掉,维持视觉的清爽。


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